Dans le cadre d’un programme de réduction de la consommation de papier, de simplification du fonctionnement et d’amélioration de son efficacité opérationnelle, BGL BNP Paribas innove et met en place, en collaboration avec Fujitsu (xyzmo partenaire), une solution de signature digitale sur tablette,  devenant ainsi la première banque à Luxembourg à proposer ce type de service en agence.

Objectifs du projet

La mise en place de cette solution s’inscrit dans un programme visant l’amélioration de l’efficacité opérationnelle de la banque. A travers ce programme, une initiative appelée « paperless» avait pour objectif de mettre en place des procédures et des solutions permettant de fluidifier les processus et de s’affranchir de la contrainte physique du papier. Cette initiative a donc visé à, accélérer les traitements en agence et à améliorer la qualité du service rendu à nos clients, tout en réduisant les coûts opérationnels liés aux documents physiques et l’impact sur l’environnement.

La solution mise en place

La solution mise en place permet d’afficher les documents électroniques sur une tablette de signature que le guichetier peut manipuler depuis son poste de travail. Le client appose alors sa signature sur la tablette permettant alors de s’affranchir de l’étape d’impression.

Grâce à l’architecture d’intégration, la banque a pu bénéficier d’une expérience complétement intégrée dans ses solutions d’agence. Le guichetier continue d’utiliser ses outils traditionnels qui communiquent en direct avec les services de signature.

Les impacts pour les clients

Les clients ne voient pas de changement dans leurs habitudes d’échange avec la banque si ce n’est une modernisation du traitement des documents à signer. En effet, alors que précédemment un document de type « pièce de caisse » devait obligatoirement être imprimé pour être signé en double exemplaire, le client qui accepte le processus de signature digitale se voit présenter le document à signer sur une tablette. Une fois le document signé et la signature contrôlée, le document peut directement être archivé, et mis rapidement à disposition dans l’espace « webbanking ».

Il en résulte donc un gain d’efficacité et de qualité, et le client final voit son temps passé à l’agence raccourci.

Les retours clients sont très positifs, la grande majorité considèrent ce nouveau procédé comme un outil innovant et pratique et utilisent de fait cette solution pour signer les documents en agence.

D’autres avantages à la solution

Au niveau des tablettes de signature, il existe  des tablettes de base pour la signature, tandis que d’autres offrent  des dispositifs plus avancés (visualisation de l’ensemble du document notamment, capture des paramètres biométriques, …).

La solution mise en place capture non seulement l’image de la signature pour l’intégrer dans le document, mais peut également, de manière optionnelle, capturer les paramètres de la signature (vitesse, rythme, pression, angle, …) ce qui permet de garantir l’authentification du signataire et par conséquent de réduire les risques de fraude.

Des objectifs futurs pour la banque

La première phase de ce projet a consisté à mettre en place la signature sur des documents simples (pièces de caisse notamment). Le déploiement est toujours en cours et l’ensemble des agences seront déployées d’ici la fin de l’année avec plus de 100 points de signature.

La suite du projet consistera à poursuivre le déploiement à d’autres processus plus complexes tels que l’entrée en relation et la signature de contrats, tout en envisageant d’étendre les points de signature à 280 tablettes.

L’objectif premier reste toujours l’amélioration de la satisfaction du client en simplifiant et fluidifiant son passage en agence et en lui offrant une visibilité électronique sur les documents remis. La banque a d’ailleurs pour ambition dans le futur d’intégrer les aspects multicanaux en offrant à ses clients des possibilités de signature de documents quel que soit le canal de contact (mobile, tablette, web banking, agence …).

Présentation de la solution

Un événement de présentation de la solution, de ses avantages et du retour de l’expérience BGL BNP Paribas sera organisé le 6 novembre à 11h00 à la confiserie « Namur » à Hamm.

DPA required for the processing of biometric data (e.g. finger prints, facial recognition or retina scan technologies, techniques of recognition of vocal emissions etc.) among others:

  • The provision to individuals (i.e. the data subject) of a privacy information notice that not only shall list all the information prescribed by Italian law, but shall also inform them on whether there are technologies alternative to the collection of biometric data, shall mention specific instructions regarding the usage of the device held by the user and shall include signs or warnings where such data are collected for instance in case of access to specific areas;
  • The prior consent from the individuals;
  • The prior notification of the data processing to the DPA, save for some exceptions such as the processing performed by medical practitioners;
  • The implementation of stringent security measures in terms, among others, of
  • obligations of deletion of raw data collected during the biometric capture,
  • usage of encryption technologies for their storage and transfer and
  • usage of mobile device auditing technologies;
  • The storage of such data for no longer than the term required which varies depending on the type of processed biometric data;
  • The notification to the DPA through a dedicated email address of data breaches; and
  • The prior approval by the DPA which will prescribe the measures to be implemented in the data processing whose application shall list specific information.

However, with an order just issued by the DPA together with the guidelines listed above, the DPA prescribed that the usage of technologies of recognition of finger prints, of the topography of the palm of the hand and of hand signatures does not require its prior approval when biometric data collected through these technologies are processed for:

  • Electronic authentication,
  • Access to dangerous areas,
  • Circumstances where fingerprints and the topography of the palm of the hand are used to facilitate the usage of some functioning, and
  • The execution of electronic documents through the so called advanced electronic signature.

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Ansfelden – Sept 15, 2014 – xyzmo today announced a partnership with Moxtra to implement Moxtra’s popular power communication + collaboration SDK for mobile app developers. xyzmo users will now have access to powerful tools like chat, voice calls, to-dos, videos, documents, screen sharing, annotation and voice and visual notes – all within xyzmo’s e-signature apps.

“Users are looking for in-context communication + collaboration experiences to get things done effectively and efficiently,” said Subrah Iyar, co-founder and CEO of Moxtra. “With the Moxtra SDK, we make it simple to deliver such continuous experiences. We are excited to partner with xyzmo to deliver powerful in-app communication + collaboration experiences to their customers.”

“Moxtra enabled us to integrate in-context communication + collaboration experiences into our e-signature apps with only a few lines of code. This integration allows powerful collaboration experiences right from the app in case there are questions about the document which should be e-signed or for support cases. The integration into SIGNificant Signature Capture was very easy and done in days.” said Gerald Cäsar, owner and CEO of xyzmo.

SIGNificant Signature Capture allows you to work with your documents and form templates fully offline, enabling you to complete the data capture and signing process with customers without any server connectivity. A signature captured with SIGNificant is much more than just an electronic image of a digitized signature. SIGNificant records – forensically identifiably – the handwritten signature of a person using all available parameters, such as acceleration, speed, and rhythm. The App supports pressure sensitive pens for the most natural signing experience, palm protection and high-quality signature recording.

The Moxtra SDK is now publicly available at sdk.moxtra.com to developers wishing to embed in-context power communications + collaboration in their applications. The SDK represents the first commercially available, private labeled, embedded service for enabling secure, real-time mobile communication + collaboration within mobile and web applications.

About Moxtra
Moxtra is a mobile-first contextual communication + collaboration cloud platform. The Moxtra SDK allows any mobile or web application on any device to integrate Moxtra platform capabilities to bring contextual communication + collaboration around an app and its content.

The Moxtra SDK allows your users to engage with each other via chat, voice calls, videos, documents, screen sharing, annotation and voice and visual clips without leaving your app.

For more information, please visit www.moxtra.com.

About xyzmo
Xyzmo’s SIGNificant e-signature enterprise platform enables you to choose the best e-signing solution for every channel, business process, and department need, while still maintaining all the advantages of a homogeneous platform. For example, you can deploy native apps for your field agents, browser-based e-signing on signature pads for branch offices, and email documents for end customers to sign online on any web-enabled device. All solutions are built on the same core technology and can be easily integrated with each other. You will find the most important features across the platform. Many features are available server-based and alternatively as stand-alone products.

For more information, please visit www.xyzmo.com.

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